FÖRETAG – LÄGGA TILL AVDELNINGAR

Vissa stora eller utspridda företag kan ha svårt att enkelt organisera all sin personal och lärlingar genom att endast strukturera bolaget med hjälp av arbetsplatser. Dessa kan nu använda funktionen för avdelningar, som tillåter företaget att sortera in arbetsplatser i olika grupper. En avdelning kan alltså innehålla flera arbetsplatser, och dessa är inte begränsade till att behöva vara just en geografisk region, utan det är helt upp till företaget att organisera utifrån deras behov och hur deras verkliga organisation ser ut och fungerar.

Avdelningar finns inte tillgängligt i systemet utan att BYNs kansli aktiverar denna funktion. Det krävs att både företaget och BYN-kansliet är överens i bedömningen om att avdelningar är nödvändigt. Eftersom att aktiveringen av avdelningsfunktionen är en oåterkallelig inställning (kan ej avaktiveras igen) som samtidigt innebär en stor förändring i systemet bör denna fråga hanteras försiktigt  – för att användarupplevelsen hos företagsadministratören inte ska påverkas negativt. Det är alltså viktigt att varje företag har en plan för sin organisation och hur vilka avdelningar som bör skapas, innan aktivering begärs! Det är också viktigt att ett företag skapar avdelningar, och kopplar befintliga arbetsplatser till dessa, direkt efter att funktionen aktiverats, då företagets lärlingsanmälningar annars inte går att slutföra, då val av avdelning är en nytt obligatoriskt steg efter aktivering i processen för att skapa ny lärlingsanmälan.

• Varför ska jag använda avdelningar?
  • Företag som har en stor eller utspridd organisation kommer med hjälp av funktionen avdelningar att kunna ha en enklare administration av sitt företag, dessutom kommer BYNs regioner enklare kunna hantera företagens ärenden för sitt geografiska område.

• Vad ska jag tänka på innan jag aktiverar avdelningar?
  • Ha en plan färdig för hur företaget ska organisera sina avdelningar.

• Hur aktiverar ett företag funktionen avdelningar?
  • Ett företag kan inte själva aktivera funktionen, utan behöver kontakta BYNs kansli för att få hjälp med aktiveringen, men det är viktigt att företaget skyndsamt skapar avdelningar, och kopplar arbetsplatser till dessa, efter aktivering, då lärlingsanmälningar inom det företaget nu kommer att kräva val av avdelningar. På samma sätt innebär det att ett företag med avdelningsfunktionen aktiverad inte kommer att kunna slutföra lärlingsanmälningar förrän att de själva skapat en avdelning.

• Kan jag ta bort avdelningar från mitt konto?
  • Nej! Aktiveringen av avdelningar går inte att återkalla eller inaktivera. Därför bör detta beslut vara genomtänkt och förankrat hos BYNs kansli.

• Var hanterar BYN-regionen avdelningar?
  • I Register 4.0 visas ett aktuellt företags avdelningar under fliken med samma namn, men aktiveringen sker via fliken status, genom knappen ”slå på avdelningsfunktionen på Mina sidor”. Viktigt att försäkra sig om att företaget är införstått med behovet av att skapa upp minst en ny avdelning direkt efteråt, för att inte processen för lärlingsanmälningar ska avstanna (eftersom obligatoriskt val av avdelning saknas i processen).

• Vad bör ett företag göra efter att avdelningsfunktionen aktiverats?
  • Företaget bör skapa upp avdelningar utifrån hur företaget är organiserat och sedan koppla befintlig personal och arbetsplatser till respektive avdelning. All personal behöver inte vara kopplad till en avdelning, men alla lärlingar behöver vara kopplade till en arbetsplats – som i sin tur kopplas till avdelningen. Ny personal som skapas i systemet ska hädanefter tilldelas roller för en eller flera avdelningar, samma roll kan innehas i flera avdelningar.

• Vilken påverkan får aktiveringen av avdelningsfunktionen i Mina sidor?
  • Alla delar och processer påverkas, såsom lärlingsanmälan och samtliga menyer för företaget, till exempel: personal, lärlingar, beställningar, dispenser, handledare, arbetsplatser.